Von Papier zu Digital: der Wandel in Kanzleien

Von #Papier zu #Digital: der Wandel in #Kanzleien

• Die Evolution der Rechtspraxis: Wie digitale Tools die #Arbeit in Kanzleien revolutionieren

Früher basierte die Arbeit in Kanzleien hauptsächlich auf Papier, wobei das Arbeiten  zwar gut strukturiert und effektiv war, aber das Papier auch erhebliche Nachteile mit sich brachte. Karteikarten und Papierakten benötigten physischen Raum und waren vergleichsweise unhandlich. Die vielen Vorteile digitaler Technologien, wie die Textsuche, konnten nicht nutzbar werden. Die papierbasierten Systeme waren zwar vertraut und bewährt, sie machten jedoch schnelle Zugriffe auf spezifische Informationen schwierig. Außerdem erforderte die physische Lagerung von Dokumenten erheblichen Platz, was besonders in städtischen Kanzleien mit begrenztem Raum kostspielig wurde. Der manuelle Prozess der Datenerfassung und Datensuche führte zu erhöhtem Arbeitsaufwand und potenziellen menschlichen Fehlern, was die Effizienz beeinträchtigte. Mit dem Aufkommen digitaler Lösungen begannen Kanzleien, die Vorteile der Digitalisierung zu erkennen, die nicht nur eine sofortige Textsuche und einfachere Datenverwaltung ermöglichten, sondern auch eine sicherere und kosteneffizientere Methode zur Aufbewahrung vertraulicher Informationen boten.

Die Herausforderung: vielfältige Software mit hohen Kosten

In den letzten Jahrzehnten haben sich viele Softwareunternehmen, darunter auch einige große Player, der Herausforderung gestellt, Papierakten in Kanzleien zu eliminieren. Sie entwickelten spezialisierte Kanzlei-Softwarelösungen, die Technologien wie Datenbanken, digitale Tabellen und Dokumentenmanagement nutzen, um die tägliche Arbeit der Anwälte zu unterstützen. Einige dieser fortschrittlichen Systeme integrieren sogar künstliche Intelligenz, um die Datenanalyse und Entscheidungsfindung zu verbessern. Trotz dieser Innovationen adressieren viele dieser Softwareprodukte oft nur spezifische Teilbereiche der Kanzleiarbeit. Das führt dazu, dass Anwälte auf eine Vielzahl verschiedener Programme zurückgreifen müssen, um ihren Alltag zu bewältigen – von E-Mail- und Textverarbeitungsprogrammen über PDF-Editoren bis hin zu speziellen Anwendungen für Aktenverwaltung und Zeiterfassung. Diese Fragmentierung der Werkzeuge führt nicht nur zu hohen Kosten für den Erwerb und die Wartung der Software, sondern auch zu zahlreichen technischen Brüchen zwischen den Systemen, was oft lange Wartezeiten und große Frustration verursacht.

Ein neuer Ansatz: Ganzheitliche Software für effiziente Prozesse

Inspiriert von Techniken der Prozessautomatisierung aus der Automobilindustrie und in enger Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Kufstein in Österreich, hat nun das Unternehmen Pinakos GmbH in München die Arbeitsabläufe in Kanzleien gründlich durchleuchtet. Das Ergebnis dieser Bemühungen ist ein ganzheitliches System mit dem Markennamen »pinacos«, das alle notwendigen Werkzeuge in einer einzigen Softwarelösung bündelt. Diese integrierten Tools kommunizieren nahtlos miteinander, wodurch die Komplexität und die damit verbundenen Ineffizienzen herkömmlicher Systeme beseitigt werden. Dieser Ansatz schafft eine einheitliche, benutzerfreundliche Plattform, die die Arbeitsprozesse in Kanzleien erheblich vereinfacht und optimiert.

Diese innovative Plattform bietet Anwälten und deren Teams – von der Assistenz über die Buchhaltung bis hin zu den Mandanten – eine extrem einfache, schnelle und sichere Arbeitsumgebung. Die Kanzleiarbeit wird nicht nur übersichtlicher, sondern es ergeben sich auch signifikante Zeitersparnisse von bis zu 40 Prozent sowie enorme Kosteneinsparungen. Durch diese Transformation wird die Dienstleistung für die Mandantschaft erheblich aufgewertet, was die Rechtspraxis nachhaltig verändert und verbessert.

Über das Unternehmen

Die Pinakos GmbH, gegründet von einer namhaften Patent- und Rechtsanwaltskanzlei in München, hat sich zum Pionier für moderne Kanzleisoftware entwickelt. Das Team aus Anwälten, Assistenz und Software-Entwicklung um Ferdinand Rothkopf, LL. M., das technisch wie rechtlich hervorragend ausgebildet ist und tiefgreifende Berufserfahrung mitbringt, gewährleistet, dass die Bedürfnisse und Interessen der Software-Kunden wie auch von Mandanten kompetent vertreten werden.

• www.pinacos.com

• www.rothkopf.eu