Beschäftigte vergeuden 5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Projektinfos. Diese Lösungen verbessern die Produktivität!

Beschäftigte vergeuden 5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Projektinfos. Diese Lösungen verbessern die Produktivität!

Keine Frage: Unsere Arbeitsweise verändert sich ständig. Hybridarbeit und Remotearbeit ist für viele Unternehmen die neue Normalität und inzwischen teilen Bürokräfte ihre Arbeitszeit zwischen Homeoffice und Unternehmen auf. Gleichzeitig bieten die Technologien für unsere tägliche Arbeit mehr digitale Tools und Anwendungen als je zuvor, um unsere Produktivität zu verbessern. Jedes neue Tool verspricht, uns das Leben einfacher zu machen. Manchmal erleichtern uns solche Tools tatsächlich die Arbeit, aber allzu oft sind sie nur ein weiterer Speicherort für Dateien, die wir später nicht mehr finden.

Das Zeitalter hybrider Arbeit und die wachsende Zahl digitaler Tools eröffnen Unternehmen neue Möglichkeiten, wie Teams zusammenarbeiten und sich vernetzen. Dies hat jedoch zu einem unerwarteten Problem geführt: Viele von uns vergeuden wertvolle Zeit mit der Suche nach Dateien, Dokumenten oder Nachrichten, die eigentlich immer griffbereit sein sollten.

Hybrides Arbeiten im Kontext

Idealerweise bietet hybride Arbeit die Vorteile beider Arbeitsweisen. Sie können zeitweise im Homeoffice arbeiten, um sich zu konzentrieren und das stressige Pendeln zu vermeiden. Daneben gehen Sie fürs Brainstorming und für die Teamentwicklung ein paar Tage ins #Büro. Diese Flexibilität bringt jedoch auch neue Herausforderungen mit sich: Dateien befinden sich in verschiedenen Laufwerken oder freigegebenen Ordnern. Zudem kommunizieren Sie mit Kolleginnen und Kollegen in zahlreichen Anwendungen und manchmal ist nicht klar, wer für bestimmte Aufgaben zuständig ist.

Daher ist es kein Wunder, dass manche das Gefühl haben, sie müssten sich mehr anstrengen, um die Arbeit organisiert zu bekommen, anstatt intelligenter zu arbeiten, um ihre Aufgaben wirklich zu erledigen. Die Produktivität am Arbeitsplatz – sei es im Büro oder im Homeoffice – nimmt ab. Unternehmen müssen deshalb schnell handeln.

Die größten Probleme in puncto Produktivität 

In einer Studie mit rund 2.200 Befragten aus der ganzen Welt nahm Lucid die Abstimmung am Arbeitsplatz und Probleme in puncto Produktivität genauer unter die Lupe. Die Ergebnisse zeigen deutlich, warum die Produktivität leidet.

So gaben die Befragten an, dass sie durchschnittlich 5 Stunden pro Woche nach projektbezogenen Informationen suchen. Stellen Sie sich das vor: Fast ein ganzer Arbeitstag pro Woche wird mit der Suche nach Informationen vergeudet. Dieses Problem ist erstaunlich weit verbreitet, vor allem in großen Teams, deren Mitglieder zwischen mehreren Anwendungen, Laufwerken und Prozessen wechseln, um #Dokumente freizugeben und gemeinsam zu bearbeiten.

So haben Tools, die ihnen die Arbeit erleichtern sollen, manchmal den gegenteiligen Effekt. Laut der Studie von Lucid sagt fast die Hälfte (45 Prozent) der Befragten, dass sie fünf oder mehr Produktivitätstools nutzen. Etwa 42 Prozent geben an, dass sie die Handhabung mehrerer Tools zu überfordern droht. Anstatt die Arbeit zu vereinfachen, verursachen zu viele der sogenannten »Produktivitätsplattformen« Frust und erschweren die Zusammenarbeit im Team, wodurch die Produktivität sinkt.

Wie lässt sich die Produktivität steigern?

Mehrere Tools zu nutzen, ist an und für sich nicht schlecht. Wenn sie aber nicht miteinander verknüpft sind oder nicht klar ist, wie man sie richtig einsetzt, schaden sie eher, als zu nützen.

Zu viele Tools haben sogar Auswirkungen, die weit über Zeit oder Produktivitätsverluste hinausgehen. In der Studie von Lucid geben 36 Prozent der Befragten an, dass qualifizierte Fachkräfte die Unternehmen verlassen, weil sie die vielen Tools und unklaren Prozesse verwirrend finden. Was ist demnach zu tun, um diese Herausforderung anzugehen und die besten Talente ans Unternehmen zu binden?

• Prozesse und Ordner standardisieren

Wie 45 Prozent der Befragten angeben, würde eine bessere Dokumentation der Ziele und Fortschritte von Projekten zu einer besseren strategische Ausrichtung im Unternehmen beitragen. Investitionen in eine bessere Projektdokumentation wären eine einfache Lösung, um die Produktivität zu steigern.

Wenn jeder in Ihrem Team genau weiß, wo bestimmte Dateien abgespeichert sind und wie sie benannt werden müssen, sparen Sie sich viel Kopfzerbrechen. Das Gleiche gilt für projektbezogene Aufgaben: Wenn Sie eine Checkliste oder Vorlage haben, die routinemäßig bei neuen Projekten verwendet wird, sparen Sie sich zeitraubende Überlegungen, wo Sie bestimmte Informationen erfassen sollten.

• Visuelle Kollaborationstools nutzen

Laut einer Studie von Lucid sind visuelle Darstellungen eine effektive Möglichkeit, die Produktivität zu verbessern. Tatsächlich geben 69 Prozent der Befragten an, dass eine visuelle Darstellung für die Zusammenarbeit äußerst wichtig oder sehr wichtig ist, während 30 Prozent sagen, visuelle Tools seien entscheidend für eine bessere Abstimmung und die schnellere Erledigung von Aufgaben. Für die Produktivität ist das enorm wichtig.

Wenn ein übersichtliches Diagramm oder eine nachvollziehbare Mindmap zeigt, wie Ordner, Anwendungen oder Rollen verknüpft sind, sagt dies manchmal mehr als ein langer Text. Visuelle Tools wie zum Beispiel Mind Map von Lucid fördern die Produktivität, denn sie ermöglichen Teams, das Gesamtbild zu sehen, die Fortschritte nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind.

• Technologieausstattung bewerten

Manchmal haben Unternehmen einfach zu viele Tools. Wenn Sie mit fünf oder mehr Plattformen jonglieren, ist es vielleicht an der Zeit zu prüfen, ob Sie zwei oder drei davon kombinieren oder eliminieren könnten. Wählen Sie Anwendungen, die sich gut miteinander integrieren lassen. Durch Verzicht auf überflüssige Tools sparen Unternehmen nicht nur Geld, sondern verbessern auch die Prozesse: Teams arbeiten besser, konstanter und strukturierter zusammen. So nimmt auch das Gefühl der Überforderung angesichts zu vieler #Tools ab.

Der Schlüssel zu höherer Produktivität

Unternehmen steigern Produktivität nicht, indem sie mehr Tools einführen, sondern indem sie die vorhandenen Tools intelligenter einsetzen. Wenn Unternehmen auf unnötige Anwendungen verzichten, die Dokumentation verbessern und die Arbeitsabläufe straffen, helfen sie ihren Mitarbeitenden, konzentriert und effizient zu arbeiten. Im dynamischen Arbeitsumfeld heutzutage beruht echte Produktivität auf Einfachheit, Klarheit und den richtigen Tools – und nicht auf möglichst vielen davon.